Datenschutzerklärung

3.1 Aufruf der Website, Server-Protokolle (Hosting)

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Webserver (betrieben bei unserem Hosting-Anbieter, siehe Abschnitt 4) technisch notwendige Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse (URL), übertragene Datenmenge, Statuscode sowie Browser-/Betriebssysteminformationen (Server-Logfiles). Diese Daten sind für den sicheren und stabilen Betrieb erforderlich und werden höchstens 14 Tage aufbewahrt.

Zusätzlich speichert unsere Anwendung bei Formularen und Anmeldeversuchen zur Abwehr von Missbrauch und Brute-Force-Angriffen (Rate-Limiting) Ihre IP-Adresse oder Ihre E-Mail-Adresse zusammen mit einem Zähler für einen kurzen Zeitraum (Zeitfenster von Minuten bis Stunden; abgelaufene Zähler werden durch einen regelmäßigen Löschlauf entfernt).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Sicherheit, Stabilität und Missbrauchsabwehr).

3.2 Kundenkonto und Anmeldung

Zum Bezahlen und Verwalten Ihres Antrags legen Sie ein Kundenkonto an. Dabei verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort (nur als kryptografischer Hash, nicht im Klartext). Beim Anmelden speichert das System zudem Sitzungsdaten (Sitzungs-Token, Ablaufzeitpunkt, IP-Adresse und Browserkennung des Geräts). Eine Sitzung ist 7 Tage gültig.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Vertrags bzw. vorvertraglicher Maßnahmen); für die Sitzungsprotokollierung Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit des Kontos).

3.3 Antragsdaten

Für die Vorbereitung und Prüfung Ihres UK-ETA-Antrags verarbeiten wir die Angaben, die Sie im Antragsassistenten machen, für sich selbst oder als Bevollmächtigter für weitere Reisende (z. B. Kinder, Familienmitglieder – bitte holen Sie deren Einverständnis bzw. als Sorgeberechtigter die erforderlichen Befugnisse ein):

• Angaben zur Person: Name, ggf. weitere Namen, Geburtsdatum, Geburtsort und -land, Geschlecht, Staatsangehörigkeit(en) einschließlich weiterer Staatsangehörigkeiten, Beruf,
• Reisepassdaten: Passnummer, Ausstellungsland, Ablaufdatum (optional Ausstellungsdatum),
• Kontaktdaten: Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse,
• Reisedaten: Reisezweck und geplantes Ankunftsdatum,
• Antworten auf die Fragen zu Vorstrafen und Einwanderungsvorgeschichte („Ja“/„Nein“),
• hochgeladene Dokumente: Foto der Reisepass-Datenseite (Pflicht) und Gesichtsfoto (Pflicht), jeweils JPEG, PNG oder PDF.

Angaben zu anderen Personen (Art. 14 DSGVO): Machen Sie Angaben für weitere Reisende, erhalten wir deren Daten von Ihnen. Bitte informieren Sie diese Personen über diese Datenschutzerklärung (Zwecke, Rechtsgrundlagen, Empfänger einschließlich Home Office, Speicherdauer, Rechte). Für Kinder handeln die Sorgeberechtigten.

Solange Sie nicht angemeldet sind, werden Ihre Eingaben nur im Speicher Ihres Browsers (sessionStorage, siehe Abschnitt 8) gehalten und nicht an uns übertragen. Mit Anlegen des Kontos und beim Fortschreiten im Assistenten werden die Angaben auf unserem Server gespeichert; ab diesem Zeitpunkt wird der Entwurf nur noch dort geführt und die Angaben (u. a. Passnummer, Geburtsdaten, Anschrift) werden aus dem Browser-Speicher entfernt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Ohne diese Angaben können wir den Antrag nicht vorbereiten; Sie sind vertraglich zur Bereitstellung verpflichtet, gesetzlich aber nicht.

3.4 Sensible Angaben (Art. 9 und 10 DSGVO)

Die Fragen im Antrag auf die UK ETA betreffen u. a. Verurteilungen, Strafverfahren und Einwanderungsverstöße (Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten, Art. 10 DSGVO) sowie ggf. Sachverhalte, aus denen sich besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) ableiten lassen. Wir speichern Ihre Antworten („Ja“/„Nein“) ausschließlich, um Ihren Antrag zu prüfen und zu übermitteln. Rechtsgrundlage ist Ihre ausdrückliche Einwilligung gemäß Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, die Sie im Antragsassistenten vor dem Beantworten dieser Fragen erteilen und die wir mit Zeitstempel und Version dokumentieren. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Kontakt siehe oben); wir können den Antrag dann nicht weiter bearbeiten. Die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Die Einwilligung ist freiwillig; erteilen Sie sie nicht, ist ein Antrag über uns nicht möglich, Sie können den Antrag dann aber unmittelbar auf gov.uk stellen. Angaben zu strafrechtlichen Verurteilungen und Einwanderungsverstößen verarbeiten wir ausschließlich, weil das Home Office sie für den Antrag zwingend abfragt, und nur so lange, wie es für die Übermittlung erforderlich ist. Diese Angaben sowie Passkopie und Gesichtsfoto löschen wir automatisch spätestens 30 Tage nach Zahlungseingang – auch wenn der Auftrag bis dahin nicht abgeschlossen ist (Abschnitt 6). Rechnungs- und Zahlungsdaten sind davon ausgenommen.

Wir selbst werten Ihr Gesichtsfoto nicht biometrisch aus; Passfoto und Passkopie prüfen wir ausschließlich auf Lesbarkeit und Übereinstimmung mit Ihren Angaben. Wir übermitteln das Gesichtsfoto an das Home Office, weil es für die UK ETA verlangt wird; das Home Office verwendet es nach eigenen Angaben, um Ihre Identität mit Ihrem Reisepass abzugleichen (automatisiert, bei Bedarf durch eine Sachbearbeitung), und speichert Gesichtsbiometrie in der Regel 3 Jahre (gov.uk, „Electronic travel authorisation: privacy information notice“ und ETA-Guidance, abgerufen am 17.10.2026).

3.5 Sicherheit der Reisepass-Uploads

Hochgeladene Dokumente werden nicht in einem öffentlich erreichbaren Verzeichnis, sondern in der Datenbank gespeichert und dort mit AES-256-GCM verschlüsselt (Verschlüsselung im Ruhezustand; der Schlüssel liegt getrennt von der Datenbank). Die Übertragung erfolgt über HTTPS. Zugriff auf Dokumente haben nur ausgewählte Mitarbeiterrollen (Sachbearbeitung/Prüfung, Administration); jeder Abruf wird im Prüfprotokoll vermerkt. Mitarbeiter mit reinen Support- oder Buchhaltungsrollen sehen Passnummern nur maskiert und keine Dokumente. Ebenso werden besonders schutzbedürftige Antragsdaten – Passnummer, Geburtsdatum, Geburtsort und -land, Ausstellungs- und Ablaufdatum des Passes, Anschrift, Antworten auf die Fragen zu Vorstrafen und Einwanderungsvorgeschichte – feldweise mit AES-256-GCM verschlüsselt in der Datenbank gespeichert (Schlüssel getrennt von der Datenbank, versioniert für einen späteren Schlüsselwechsel). Im Klartext erhalten sie nur Sie selbst und die Mitarbeiterrollen mit Dokumentzugriff. Zur Suche nach einer Passnummer (z. B. bei Rückfragen) wird ein nicht umkehrbarer Prüfwert (HMAC) gespeichert, nicht die Nummer selbst.

3.6 Bestellung, Zahlung und Rechnung

Bei einer Bestellung verarbeiten wir das gewählte Paket, den Betrag, den Zahlungsstatus, Rechnungsdaten (Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Name und Anschrift des Rechnungsempfängers) sowie den Nachweis Ihrer Zustimmungen im Bestellvorgang (Zustimmung zu AGB/Datenschutzerklärung, Kenntnisnahme der Widerrufsbelehrung, ausdrückliches Verlangen des Leistungsbeginns, Zeitpunkt und Version der Texte). Die Bestellbestätigung stellen wir in Ihrem Kundenkonto bereit und senden sie zusätzlich per E-Mail (siehe 3.9).

Sie bezahlen per Überweisung (Vorkasse). Zur Zuordnung Ihrer Zahlung verarbeiten wir die Angaben aus dem Zahlungseingang: Name der Kontoinhaberin bzw. des Kontoinhabers, IBAN, Betrag, Datum und Verwendungszweck. Empfänger ist unsere Bank, Sparkasse Bremen, Bremen, die für die Kontoführung eigenständig verantwortlich ist. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; für die Aufbewahrung der Kontoauszüge und Buchungsbelege Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 147 AO und § 257 HGB. Erstattungen überweisen wir auf das Konto, von dem die Zahlung kam. Die im Gesamtpreis enthaltene amtliche Gebühr des Home Office entrichten wir selbst im eigenen Namen und auf eigene Rechnung; Zahlungsdaten des Kunden übermitteln wir dafür nicht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), für die Aufbewahrung von Rechnungen und Buchungsbelegen Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG), für die Dokumentation der Zustimmungen Art. 6 Abs. 1 lit. c und f DSGVO (Nachweispflichten, berechtigtes Interesse an der Rechtsverteidigung).

3.7 Nachrichten, Statusabfrage und Kontaktformular

Nachrichten im Kundenkonto, Statusmeldungen und der Verlauf Ihres Vorgangs (Ereignisprotokoll) werden gespeichert, damit wir Rückfragen beantworten und die Bearbeitung nachvollziehen können. Bei der öffentlichen Statusabfrage prüfen wir Vorgangsnummer und Nachname und zeigen Ihnen nur den Bearbeitungsstatus.

Wenn Sie das Kontaktformular nutzen, speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Thema und Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. Die Angaben im Formular sind freiwillig; ohne sie können wir Ihre Anfrage nicht beantworten. Bitte übermitteln Sie über das Formular keine Passnummern oder sonstigen sensiblen Daten. Wir löschen die Anfrage spätestens 180 Tage nach Eingang, sofern keine Aufbewahrungspflichten (z. B. für Handelsbriefe) entgegenstehen oder sie nicht zu einem Vertrag führt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. vorvertragliche Anfrage), im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Bearbeitung von Anfragen).

3.8 Prüfprotokoll und Missbrauchsabwehr

Wesentliche Änderungen an Anträgen und Konten sowie Mitarbeiterzugriffe (u. a. Dokumentabrufe, Rollenänderungen) werden im Prüfprotokoll festgehalten, um Zugriffe nachvollziehen und Missbrauch aufklären zu können. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Datensicherheit und Nachweisbarkeit), Art. 32 DSGVO.

3.9 E-Mail-Versand (Bestellbestätigung)

Nach Ihrer Bestellung senden wir Ihnen an die im Kundenkonto hinterlegte E-Mail-Adresse eine Bestellbestätigung. Sie enthält die Bestelldaten (Vorgangsnummer, Paket, Gesamtpreis, Rechnungsnummer), die AGB, die Widerrufsbelehrung und das Muster-Widerrufsformular (vorausgefüllt mit Ihren Bestelldaten) sowie die Bestätigung Ihrer Zustimmung zum vorzeitigen Leistungsbeginn. Damit erfüllen wir unsere Pflicht, Ihnen den Vertragsinhalt auf einem dauerhaften Datenträger zu bestätigen (§ 312f Abs. 3 BGB). Die E-Mail enthält keine Reisepass-, Geburts- oder Adressdaten.

Damit eine Bestätigung bei vorübergehenden Zustellproblemen nicht verloren geht, wird sie in einer Warteschlange („Outbox“) in unserer Datenbank gespeichert (Empfänger, Betreff, Inhalt, Versandstatus, Zeitpunkte von Versandversuchen) und bei Fehlern mehrfach erneut versandt. Diese Einträge löschen wir nach 180 Tagen. Der Versand erfolgt über unseren Hosting-Anbieter Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen (siehe Abschnitt 4); die Übertragung ist transportverschlüsselt (TLS), soweit der Empfangsserver dies unterstützt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und lit. c DSGVO (gesetzliche Pflicht aus § 312f Abs. 3 BGB).

3.10 Widerruf über die Funktion „Vertrag widerrufen“

Wenn Sie Ihren Vertrag über unsere Online-Funktion „Vertrag widerrufen“ widerrufen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die Vorgangsnummer (falls angegeben), eine optionale Nachricht, den Inhalt Ihrer Widerrufserklärung sowie Datum und Uhrzeit des Eingangs sowie die gewählte Sprache. Wir ordnen den Widerruf anhand der Vorgangsnummer und Ihrer E-Mail-Adresse bzw. Ihres Nachnamens Ihrer Bestellung zu, vermerken ihn im Vorgang und im Prüfprotokoll und senden Ihnen eine Eingangsbestätigung mit Inhalt, Datum und Uhrzeit per E-Mail (über unseren E-Mail-Dienstleister, siehe Abschnitt 4).

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. den gesetzlichen Vorgaben zur Widerrufsfunktion (§ 356a BGB) (gesetzliche Pflicht zur Bereitstellung der Widerrufsfunktion und zur Eingangsbestätigung) und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Rückabwicklung des Vertrags); für die Dokumentation Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Nachweis des Eingangs, Verteidigung von Rechtsansprüchen).

Speicherdauer: Den Widerrufsdatensatz bewahren wir bis zum Ablauf der regelmäßigen Verjährungsfrist (3 Jahre zum Jahresende nach Eingang) auf; ist er Teil der Buchhaltung (z. B. bei Erstattung), gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (bis zu 8 Jahre, § 147 AO, § 257 HGB). Die Eingangsbestätigung in der Versandwarteschlange löschen wir nach 180 Tagen (siehe 3.9).